Das Aktenarchiv des Zentrums
Im zentralen Aktenarchiv des Zentrums werden Akten aus den Organisationseinheiten (OE) des Zentrums aufbewahrt, die vor Ort nicht mehr laufend benötigt werden.
In der Archivordnung (intern) ist festgehalten, dass nicht mehr benötigten Akten an das Archiv abgegeben werden, damit diese, sofern sie archivwürdig sind, nach einer Sperrfrist von mindestens 30 Jahren für Wissenschaftshistoriker und sonstige Personen mit berechtigtem Interesse zugänglich gemacht werden können. Die Benutzung der Akten regelt die Archivbenutzungsordnung.
Einige OE unterhalten unter besonderen Schutzaspekten eigene dezentrale Archive, etwa die Personalabteilung. Hier ist vom zentralen Aktenarchiv des Zentrums die Rede.
Der Umgang mit Akten im Archiv
Die vom Archiv als archivwürdig eingestuften Akten werden nach Übernahme erfasst und sowohl formal als auch sachlich erschlossen in eine Datenbank eingegeben und mit eigener Signaturengruppe für jeden Bestand (Organisationseinheit, Mitarbeiter) im Archivraum aufgestellt. Die Akten, die nicht archivwürdig sind, werden in verschlossenen Tonnen entsorgt, damit kein Unbefugter Zugriff darauf hat.
Ihr Zugang zu den Akten
Die Akten verbleiben im Zentrum und sind für die Aktenersteller auf Anforderung hin jederzeit verfügbar, dürfen aber nicht mehr verändert werden. Für Dritte ist der Zugriff erst nach Ablauf der Sperrfrist (in der Regel 30 Jahre nach dem Laufzeitende) möglich, sofern die Geschäftsführung keine Ausnahmegenehmigung erteilt. Akten, die einem besonderen Persönlichkeitsschutz unterliegen, werden erst 110 Jahre nach Geburt der betreffenden Person freigegeben.
Der Zugang zur Archiv-Datenbank wird im Raum DV 103 durch die Archivarin der Bibliothek vermittelt. Interne Interessenten sprechen informell vor, für externe Interessenten gibt es einen Benutzungsantrag.
Nicht alle Unterlagen kommen ins Archiv
In der folgenden Liste finden Sie Unterlagen aufgeführt, die nicht an das Archiv abgegeben werden sollten: sie haben ihren endgültigen Platz nicht im zentralen Akten-Archiv des HZB.
| Anfragen |
| Personalunterlagen (A-PS unterhält eigenes Archiv) |
| Rechnungen (A-FR unterhält eigenes Archiv) |
|
Bestellungen (A-EM unterhält eigenes Archiv) |
| FuE-Programme (außer als Teil einer Akte) |
| Programmbudget (außer als Teil einer Akte) |
| Wirtschaftspläne (außer als Teil einer Akte) |
| Jahresberichte (außer als Teil einer Akte) |
| Konferenzberichte (außer als Teil einer Akte)† |
| Dissertationen† |
| Forschungsberichte, Reports† |
| Forschungsergebnisse (verbleiben in der OE, wo sie gewonnen worden sind) |
| Sitzungsunterlagen von HZB-Gremien (Verwahrung in GF) |
| Fotos (Bildarchiv der Abt. Kommunikation) |
† Veröffentlichungen werden in der Datenbankanwendung PASTA registriert und Belegexemplare werden in der Bibliothek verwahrt
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Bilder aus dem Bildachiv des HZB sind über die Mediathek oder über die Abteilung Kommunikation zu bekommen.
Eine Übersicht über den Bestand des Archivs finden Sie hier.